Wyciąganie listy płac

przez Liz Gold

Zarządzanie firmą płacową nie jest dla osób o słabym sercu.

Pomyślcie o tym – bez względu na to, co się w danym momencie dzieje, ludzie oczekują zapłaty.

“Płace są stałe”, powiedział John Shank, udziałowiec założyciel Barfield, Murphy, Shank & Smith (BMSS) w Birmingham, Alabama. “Jeśli uderzył w nas huragan Isaac, zgadnijcie co – ludzie nadal chcą mieć swoje listy płac w piątek.”

Firma BMSS powstała w 1991 r., kiedy to Don Murphy, Keith Barfield i John Shank postanowili wydzielić się z dużej lokalnej firmy, aby podążać za ich duchem przedsiębiorczości. W tym momencie spotkali się w piwnicy w jednym z domów, bez żadnych klientów. Teraz, ponad dwadzieścia lat później, mają 100 pracowników i trzy siostrzane firmy – Abacus IT Solutions, Benefits Administration Services oraz Payroll & Benefit Solutions.

Założona w 2005 roku firma Payroll & Benefit Solutions (PBS) skupia się na tej samej sekcji klientów usług BMSS – małych i średnich przedsiębiorstwach, które są właścicielami i prowadzą działalność rodzinną, osiągając przychody od 3 do 50 milionów dolarów. “Przez lata pozostaliśmy dość lojalni wobec tego profilu”, powiedział Shank.

Powstanie PBS jest bezpośrednim rezultatem zapotrzebowania klientów na usługę płacową.

“Jesteśmy w dobrych stosunkach z naszymi klientami – podoba nam się ta proaktywna rola doradcy, zaufanego doradcy”, powiedział Shank, dodając, że było wiele powodów, dla których zdecydowali się na oferowanie usług płacowych. Kiedy zaczynaliśmy, ludzie mówili: “Życzę wam wszystkim, żebyście robili naszą listę płac”, albo “otrzymaliśmy to zawiadomienie”, albo “to głupota”. Mamy w mieście wszystkie duże krajowe firmy płacowe, które będą się rozprzestrzeniać pod względem poziomu usług i wciąż to słyszymy”.

Shank powiedział, że poza tym ciągnięciem, klienci, którzy przychodzili do nich po usługi administracyjne świadczeń, mówili”, hej, robisz nasze świadczenia pracownicze, byłoby wspaniale, gdybyś robił naszą listę płac, jak również”.

Początkowo większość klientów PBS pochodziła bezpośrednio z BMSS, ale obecnie, według Jasona Harkinsa, członka zarządzającego PBS, około 75% klientów firmy to klienci indywidualni – czyli niefirmowi. Obecnie firma obsługuje firmy zatrudniające ponad 350 pracowników.

“Gdybyśmy poszli na północ od tego, musielibyśmy naprawdę zrozumieć wymagania klienta i zapytać, czy naprawdę bylibyśmy w stanie dostarczyć to, czego szukają”, powiedział Harkins. “Zazwyczaj, gdy przekroczysz liczbę 300, dostaniesz się do niektórych wymagań dotyczących raportowania, które możemy lub nie możemy spełnić”.

PBS oferuje wiele usług, ale ich oferta chleba i masła to proces płacowy i podatki – które idą w parze. Oferują również takie usługi, jak raportowanie nowych pracowników, składanie wpłat 401(k), rozliczanie czasu pracy online oraz bezpośredni depozyt.

PBS posiada siedmioosobowy personel – pięciu specjalistów ds. płac, etatową osobę ds. rozwoju biznesu oraz Harkins. Trzech z tych specjalistów posiada tytuł Certified Payroll Professional, a pozostali pracują nad ich certyfikacją.

Działania marketingowe koncentrują się głównie na obszarze Birmingham – choć firma obsługuje dwadzieścia osiem stanów, ponieważ pracownicy mogą być zlokalizowani na terenie całego kraju. Dla PBS – jak również dla BMSS – ważne jest, aby istniał wcześniejszy kontakt z klientem – albo osobiście, albo z zaufanego źródła poleceń. Są oni mocno zaangażowani w lokalne stowarzyszenia biznesowe i organizacje non-profit w swojej społeczności i współpracują z różnymi kościołami.

“Jeśli mamy perspektywę w innym stanie, musi być jakiś związek z Birmingham”, powiedział Harkins. “Nie wsiadamy do samochodu i nie dzwonimy w sprawie sprzedaży w Tennessee, na Florydzie i w Georgii.”

PBS pobiera swoją płatność za każdym razem, gdy przetwarza listę płac dla klienta – nie ma więc żadnych należności. Od klientów pobierana jest opłata podstawowa za każdy cykl płatności (tygodniowy lub miesięczny), opłata za kontrolę, a następnie dodatkowe opłaty na podstawie świadczonych usług.

Firma redukuje około 19 000 czeków miesięcznie – ale Harkins zaobserwował spadek liczby czeków swoich klientów, gdy kilka lat temu gospodarka stała się hitem. “Mamy kilka wyspecjalizowanych firm, które odnotowały wzrost, ale ogólnie rzecz biorąc, gdy tylko zobaczyliśmy ten wielki hit, w którym wszyscy zmniejszają zatrudnienie, nie zauważyliśmy wzrostu zatrudnienia”, powiedział.

Shank nazywa bycie w biznesie płacowym “nauką ścisłą”, i że ludzie będą dzwonić, jeśli ich czek jest o ćwierć od ostatniego cyklu. “Musisz spojrzeć strategicznie i powiedzieć: “Ta osoba odeszła w tym tygodniu i oto ich pięćdziesiąt list płac. Nasi ludzie świetnie radzą sobie z klientami, odpowiadają na pytania, a jeśli coś się popsuło – zazwyczaj dlatego, że klient podał nam złe informacje – możemy przeprowadzić ręczny czek, wskoczyć do samochodu i podjechać do nich. Myślę, że to właśnie wyróżnia nas na rynku.”

Artykuły pokrewne:

  • Dziesięć rzeczy do przemyślenia przed zaoferowaniem Klientom usługi płacowej
  • SOX Compliance Can Transform Payroll Management
  • Darmowy webinar: Korzystanie z Payroll 101

O autorze:

Liz Gold jest właścicielką Rhino Girl Media, oferującą usługi pisania i edycji dla firm każdej wielkości. Wydawana od szesnastu lat dziennikarka, Liz pisze o biznesie i kulturze. Można się z nią skontaktować pod adresem [chronione e-mailem].