Wyciąganie (Uwaga) książek z księgowości

Po 18 latach pracy na stanowisku CFO i kolejnych 20 latach w branży księgowo-księgowej nauczyłem się, że wyprzedzanie konkurencji ma miejsce tylko wtedy, gdy nadąża się za technologią. Na przykład, prowadząc księgi dla sieci supermarketów Roche Bros. mojego ojca 20 lat temu używałem pagerów, aby pomóc kierownikom sklepów w składaniu codziennych zamówień na produkty, co pozwoliło mu zaoferować najświeższe owoce i warzywa w Nowej Anglii.

Po latach przetwarzanie w chmurze pozwoliło mi szybko rozwinąć własną firmę, Remote Quality Bookkeeping (RQB), poprzez wyeliminowanie godzin zmarnowanych w ruchu każdego dnia, jeżdżąc od klienta do klienta, aby odebrać jego dokumentację finansową.

Jednak w ostatnich latach, w mojej firmie istnieje jedna bardzo duża część, która uparcie opierała się technologii: raporty klientów na koniec roku. Aby przyspieszyć kompilację dokumentacji finansowej klienta do tych istotnych raportów, moja firma potrzebowała sposobu na zautomatyzowanie porządkowania dziesiątków różnych dokumentów unikalnych dla każdego klienta w dokument prawny odporny na audyt. W zeszłym roku zbudowaliśmy tę lepszą pułapkę na myszy, a teraz RQB czerpie z tego korzyści.

Poprzez system oprogramowania do zarządzania treścią przedsiębiorstwa o nazwie Laserfiche oraz budowę innowacyjnego systemu klasyfikacji rekordów klientów, RQB rozszerzyło swoją działalność w chmurze o ponad 30 procent â ze 180 klientów do 240 klientów â praktycznie z dnia na dzień, z oczekiwaniami o wiele więcej. Oprogramowanie radykalnie przyspiesza proces sortowania zapisów księgowych klientów do raportów na koniec roku, które RQB wysyła na czas podatkowy. Raporty te będą teraz wysyłane na płytach CD, oszczędzając RQB $25 do $50 na każdym kliencie na notebookach typu ring-binder, wraz z niewyliczonymi oszczędnościami na obniżonych kosztach pakowania, wysyłki i kopiarki.

Razem, nowe oprogramowanie i system indeksowania pozwala RQB na wykorzystanie zbierania rekordów z chmury obliczeniowej w sposób mający zastosowanie tylko do obrazów elektronicznych. Przed wprowadzeniem Laserfiche, wszystkie przychodzące rekordy klienckie były przechowywane na serwerach komputerowych w celu ich późniejszego wydrukowania, posortowania i umieszczenia w kolorowych folderach w notebookach typu ring-binder. Teraz te przychodzące pliki są natychmiast sortowane w skomputeryzowanej strukturze folderów RQB utworzonej w programie Laserfiche. Ta wirtualna struktura folderów znacznie ułatwia wizualizację i ocenę oczekujących zadań, a także pozwala na bardziej efektywne przypisanie tych zadań do personelu RQB.

Prawdziwą magią jest jednak automatyczne indeksowanie i archiwizowanie, które jest teraz możliwe dzięki nowemu oprogramowaniu za pomocą innowacyjnego systemu klasyfikacji rekordów RQB zbudowanego przez konsultanta ds. integracji Laserfiche Williama Peytona z siedzibą w Bostonie, IP Digital Inc.

W miarę jak przychodzące pliki klientów zaczynają się gromadzić, pracownicy są przydzielani do sortowania zapisów i przekazywania ich do wyznaczonych folderów w ramach tego systemu klasyfikacji. Kiedyś proces ten był prowadzony na papierze, a pracownicy drukowali każdy rekord i umieszczali go w oznaczonych kolorami folderach, teraz pracownicy mogą automatycznie wybierać wyznaczone foldery w ramach systemu klasyfikacji za pomocą rozwijanych opcji menu William i ja wbudowanych w system indeksowania w ciągu 2014 roku.

Ten zautomatyzowany proces wyznaczania pozwala moim pracownikom na sortowanie przychodzących rekordów klientów za pomocą zaledwie kilku kliknięć myszką, jednocześnie znacznie ograniczając ryzyko błędnego przypisania tych rekordów w procesie. Kiedy nadszedł czas, aby sporządzić raporty na koniec roku, po prostu podłączamy nazwisko klienta, a wymagane rekordy są automatycznie pobierane ze skomputeryzowanych podfolderów. Pozwala to na ekonomię skali dla nowych klientów, co było węzłem gordyjskim do znacznego rozszerzenia naszej działalności.

Oprogramowanie pozwala również na wiele innych automatyzacji procesów biznesowych RQB. W przypadku konieczności podjęcia dalszych działań w odniesieniu do złożonych rekordów (np. uzgadniania rachunków zysków i strat), rekordy te mogą być tak oznaczone w momencie indeksowania, co jeszcze bardziej zwiększa efektywność przypisywania obciążeń. Inne przepływy pracy wbudowane w nowy system wysyłają przypomnienia do pracowników RQB, gdy klient nie przedłożył zaplanowanych dokumentów, jak również przypomnienia do klientów o przedłożeniu zaplanowanych zapisów płacowych.

Cała ta wydajność i automatyzacja sprawia, że wejście na pokład nowych klientów jest dla RQB znacznie łatwiejsze. Zastąpi on również nieporęczne notebooki z ring-binderami z kolorowymi zakładkami, które RQB wykorzystywał w przeszłości do tworzenia raportów na koniec roku, oszczędzając firmie około 50 000 dolarów rocznie. Klienci docenią płyty CD, nie tylko za łatwość użytkowania i przechowywania, ale także za łatwość dostępu do wszelkich zapisów na nich zawartych. Wyciągnięcie dowolnego dokumentu z tych płyt CD będzie po prostu kwestią wpisania słów kluczowych do komendy wyszukiwania plików, ponieważ oprogramowanie umożliwia również wyszukanie każdego obrazu dokumentu poprzez wyszukanie dowolnego słowa lub cyfr, które zawierają.

Wszystkie te korzyści polegają na obniżeniu kosztów RQB do miejsca, w którym ma on doskonałą pozycję do szybkiego rozwoju, szczególnie na rynku franczyzy. Zaawansowane oprogramowanie pozwoli RQB wejść na pokład nowym klientom franczyzowym, którzy często mają podobne, ale nigdy identyczne potrzeby księgowe, w cenie, która będzie bardzo trudna do porównania dla innych w branży. Co więcej, oprogramowanie pozwala RQB przetwarzać przychodzące elektroniczne dane o klientach w sposób, który nie może być zastosowany w systemach papierowych, a my codziennie odkrywamy nowe osiągnięcia w zakresie wydajności.

To sprawi, że RQB stanie się siłą, z którą należy się liczyć w biznesie księgowości franczyzowej. Ułatwia to również pozyskiwanie nowych klientów, a nawet producentów pianek.

O autorze:

Mark Kilduff jest prezesem Remote Quality Bookkeeping, rozwiązania do prowadzenia księgowości w chmurze, które pomaga małym i średnim przedsiębiorstwom prowadzić codzienną działalność. Z Markiem można się skontaktować pod adresem [e-mail protected].