Xerocon: Jak przygotować się do twojego przeniesienia do chmury

Do tej pory wielu księgowych zmęczyło się słyszeniem terminu “chmura” i wolałoby po prostu dyskutować o “pracy”, ale przeniesienie ważnych funkcji firmy i klienta do świata chmury nadal wymaga odpowiedniego planowania.

Ponieważ ogólny trend wśród księgowych, jeśli chodzi o chmurę, dotyczy raczej “co” i “jak” niż “dlaczego”, musimy najpierw przyjrzeć się temu, co w rzeczywistości pracuje dla innych specjalistów, którzy wykonują prawie wszystko, co robią w chmurze.

Amanda Aguillard, CPA, dyrektor w Aguillard Accounting LLC, świadczy usługi księgowe i doradcze. Mała firma koncentruje się na księgowości i pracy księgowej dla ponad 50 klientów, ale ma małą praktykę podatkową i jest bardziej skoncentrowana na tworzeniu “ekosystemów” dla małych firm, pracy z zewnętrznymi dodatkami, szkoleń, dokumentacji, systemów i procesów dla swoich klientów. Podobnie jak w przypadku wielu CPA, wyszła ze świata dużych firm – w jej przypadku z kariery w Deloitte – i ostatecznie odeszła do pracy inaczej niż dotychczas.

KsięgowośćWEB rozmawiała ostatnio z Aguillardem o budowaniu praktyki opartej na chmurze oraz o tym, jak inne firmy mogą podjąć praktyczne kroki w tym kierunku, a także o tym, jak po drodze zajmowała się własnymi pytaniami.

AW: Jakie były Twoje główne obawy/uwagi podczas przenoszenia funkcji firmowych i klienckich do chmury?

Aguillard: Zbudowałem tę praktykę w chmurze od pierwszego dnia. Wiedziałem, że najważniejsza jest elastyczność, geografia i czas. Czasami musiałem być w stanie pracować w domu, powiedzieć, czy moje dzieci są chore, czy jestem w drodze. Musiałam być w stanie wykonywać płatną pracę, a nie tylko sprawdzać pocztę elektroniczną. Kiedy zaczynałem, (chmura) była bardziej związana z przechowywaniem danych i bezpieczeństwem, bardzo reaktywna. Musiałem tam funkcjonować, a nie tylko przechowywać rzeczy. Tak więc, potrzebowałem przechowywania dokumentów, ale także pakietu księgowego dla firmy do pracy z klientami i sposób komunikowania się z pracownikami poza biurem i śledzenia mojej pracy rachunków. Musiałem też sprawdzić, jakie dodatki oparte na przeglądarkach internetowych działały z systemami, które mieliśmy. Mam księgową na Filipinach, której nigdy nie ma w naszej strefie czasowej, więc musieliśmy mieć narzędzia do pracy również z nią. Za pierwszym razem, gdy wybieraliśmy (aplikacje w chmurze), czasami nie działały i trzeba było być na to przygotowanym i chętnym do próby. Z niektórymi z tych aplikacji jest naprawdę bardzo mało przeszkód, aby wejść lub wyjść.

AW: Jeśli chodzi o konfigurację, jakie są pierwsze kroki, które firma musi podjąć przed rozpoczęciem pracy?

Aguillard: Musieliśmy włożyć długopis do papieru i napisać go, i dowiedzieć się, co konkretnie było nam potrzebne. Jeśli konwertujesz z “marmurowej kolumny” firmy, dowiedzieć się, jakie systemy masz teraz i co dostajesz od nich, a następnie szukać odpowiednika w chmurze. Być może nie jest on dokładny, ale możesz również znaleźć coś, co robi trzy rzeczy do jednej rzeczy, którą zrobiłeś.

Znajdź też konsultanta, który będzie Cię prowadził, ale idź na konferencje techniczne lub webinaria skierowane do księgowych. Poszedłem na konferencję technologiczną CPA w Luizjanie i zobaczyłem aplikacje, o których nigdy nie słyszałem, siedziałem na sesjach, a ktoś, kto znał się na tym wszystkim, wyłożył mi to wszystko. W tym momencie jest też dużo więcej ekspertów. Zapytaj innych podobnie myślących księgowych. Zapytaj ich, co lubią w raportowaniu, integracji… cokolwiek potrzebujesz. Możesz zrobić wyszukiwanie w Google, na pewno to pomoże, ale kto wie, co się pojawi i może to być przytłaczające.

AW: Jakie są najlepsze praktyki weryfikowania dostawców, z którymi pracujesz?

Aguillard: Zdecydowanie odrób pracę domową, dowiedz się, jakie są ich zasady bezpieczeństwa, a następnie dowiedz się, jak informacje trafiają do produktu, jakie są integracje i jak są one szczegółowe (tzn. jeśli masz klienta detalicznego, jak wyglądają systemy takie jak Square, Clover lub inne systemy punktów sprzedaży w systemie księgowym, który mam). Dowiedz się również, w jaki sposób otrzymujesz informacje, jakich typów plików używają i jakie są ich zasady otrzymywania plików, zwłaszcza jeśli odejdziesz z serwisu.

AW: Czy w tym momencie jest coś, co nie ma sensu pracować w chmurze?

Aguillard: Sprawdzamy wszystko oprócz podatku z przeglądarki.Robimy to na połączeniu z Citrixem, które nie jest do końca chmurą, ale pozwala nam pracować zdalnie na pełnym produkcie. Oprogramowanie podatkowe jest po prostu tak ciężkie i nie ma zbyt wielu pakietów podatkowych w przeglądarkach, które robią wszystko, co muszę zrobić.

Amanda Aguillard wystąpi na sesji zatytułowanej Product Mastery: Set-Up Strategies, gdzie omówi najlepsze praktyki zakładania firmy i klientów w Xero na nadchodzącej konferencji Xerocon SF 2016 w dniach 15-17 sierpnia.