Zachowaj wszystkie swoje certyfikaty ukończenia CPE – możesz zostać poddany audytowi

przez Anne Rosivach

Spełniając wymagania w zakresie ustawicznego kształcenia zawodowego (CPE) w celu odnowienia licencji, certyfikowani księgowi publiczni (CPA) muszą zawsze pamiętać o przechowywaniu swoich świadectw ukończenia, nawet jeśli ich poszczególne państwowe zarządy księgowości nie wymagają od nich składania formularzy. Państwowe komisje rutynowo przeprowadzają kontrolę wyrywkowego wyboru kandydatów na dowód ukończenia kursu. Podanie niepełnych lub fałszywych informacji może oznaczać grzywnę, naganę lub utratę licencji.

New Jersey’s The Star-Ledger poinformował, że audyt CPA z New Jersey w latach 2006-2008 ujawnił, że 4 procent CPA – około 780 z 20.000 – fałszywie poinformował, że odbył kurs etyki wymagany przez stan. Niektóre z tych osób nie udowodniły również, że wzięły udział w innych kursach, za które wnioskowały o uznanie ich sprawozdania z odnowienia.

Zgodnie z dokumentami uzyskanymi przez The Star-Ledger na mocy stanowego prawa o otwartych rejestrach, wśród przestępców, którzy zostali ukarani grzywną w wysokości 500- 8000$ za naruszenia, znaleźli się miejscowi przygotowujący podatki, księgowi szkolni, urzędnik państwowy oraz członkowie dużych firm księgowych.

The Star-Ledger napisał”,Joanne G. Diggs, kierownik Willingboro Township, wypełniła tylko 86 z wymaganych 120 kredytów i została ukarana grzywną $1,500. Diggs powiedziała, że wzięła kurs prawa i etyki, ale nie został zatwierdzony przez zarząd. Powiedziała też, że rada nie zezwoliła na inne kredyty, które wzięła.”

Większość państwowych komisji audytowych składających wnioski po odnowieniu wniosków przez wnioskodawców, dlatego też kluczowe znaczenie dla CPA ma prowadzenie własnej dokumentacji. State Board of Accountancy w Missouri stwierdza: “Odpowiedzialność za udokumentowanie akceptowalności programu i ważności punktów spoczywa na wnioskodawcy, który powinien przechowywać taką dokumentację przez okres pięciu (5) lat od zakończenia każdej działalności edukacyjnej”.

Według California Board of Accountancy, kalifornijscy licencjobiorcy są losowo wybierani do audytu kształcenia ustawicznego z poprzednich lat, gdy ich licencje mają wkrótce wygasnąć. Licencjobiorcy, którzy zostali wybrani, są powiadamiani pocztą na około dziewięćdziesiąt dni przed datą wygaśnięcia ich licencji. Wybrany do audytu licencjobiorca z Kalifornii musi wraz z wnioskiem o odnowienie licencji przedłożyć następującą dokumentację:

  • Wypełniony wniosek o przedłużenie licencji.
  • Arkusz sprawozdawczy dotyczący kształcenia ustawicznego (CE).
  • Opłata za przedłużenie licencji.
  • Świadectwa ukończenia weryfikujące minimum 80 godzin kwalifikacji CE, zgodnie z arkuszem sprawozdawczym CE, zostały ukończone w ciągu dwóch lat bezpośrednio poprzedzających datę wygaśnięcia licencji.

Dokumentacja robocza powinna zawierać nazwę CPA, datę, liczbę punktów CPE na kurs, tytuł kursu i organizatora kursu. Niektóre zarządy państwowe wymagają również od wnioskodawców przechowywania zarysu treści kursu lub jego opisu.

Zdumiewające 50-60 procent przypadkowych audytów przeprowadzonych przez Państwową Radę Księgowości w Arizonie nie przeszło wstępnej inspekcji komisji, ponieważ dokumentacja była niekompletna lub ponieważ zarys kursu nie był jasny. Inne powody niepowodzenia kontroli w Arizonie to między innymi:

  • Godziny nie sumowały się z wymogiem 60- lub 80-godzinnym.
  • Mniej niż 50 proc. wymaganych godzin kredytowych zostało wykorzystanych w obszarach rachunkowości, audytu, podatków, prawa gospodarczego lub doradztwa w zakresie zarządzania.
  • Podjęty kurs nie był traktowany jako kontynuacja kształcenia zawodowego.
  • Przedłożone informacje nie odpowiadały kursom wymienionym w dwuletnim formularzu zgłoszeniowym.

W przeszłości Zarząd Księgowości stanu New Jersey wybrał około 10 procent zgłoszeń losowo, aby zweryfikować ich poprawność, powiedział prezes zarządu, Keith Balla, w wywiadzie dla The Star-Ledger. W tym roku porównała ona jednak aplikacje z zapisami zgłoszeń z kursu prawa i etyki, aby lepiej ukierunkować wykroczenia. “Chociaż odsetek oznaczony przez audyt był stosunkowo niewielki, żaden księgowy, który poważnie traktuje swoją pracę i skutecznie obsługuje klientów, nie powinien spełniać wymogów państwa. To przygnębiające dla każdego innego licencjobiorcy, że nie będzie traktować ich edukację poważnie i wypełnić ten obowiązek”, Balla powiedział.

Wielu księgowych skontrolowanych w New Jersey powiedziało podczas wywiadów, że zamierzają wypełnić wymagania przed wysłaniem formularzy odnowienia, ale nigdy się do tego nie zbliżyli. Niektórzy mówili, że nie rozumieją wymagań.

Być może Hayden Williams, CPA i były dyrektor finansowy CPA w Arizonie, mówi to najlepiej: “Pamiętaj, że ostatecznie to ty jesteś odpowiedzialny za weryfikację swojej edukacji.”