Zagadnienie klasyfikacji pracowników: Pracownik czy samodzielny wykonawca?

przez Aleksandrę DeFelice

Jeśli Twoi klienci mają pracowników, których uważają za niezależnych wykonawców, możesz chcieć wiercić w dół, aby upewnić się, że klasyfikują ich prawidłowo i nie są oni w rzeczywistości pracownikami w oczach rządu.

Temat ten został poruszony na konferencji New York State Society of CPAs (NYSSCPA) CFOs, Controllers, Treasurers, and Financial Professionals Conference w Nowym Jorku 17 lipca.

Niewłaściwa klasyfikacja pracowników jako niezależnych wykonawców w porównaniu z pracownikami powoduje niezliczone problemy dla pracodawców, stanów i pracowników, według prezentera społeczeństwa Avery’ego E. Neumarka, CPA, JD, partnera i dyrektora ds. świadczeń pracowniczych i odszkodowań dla kadry kierowniczej w Rosen Seymour Shapss Martin & Company LLP.

Badania państwowe wykazują, że aż 60 procent firm błędnie klasyfikuje pracowników jako niezależnych wykonawców, co powoduje, że od 2011 roku IRS pobiera zaległe wynagrodzenia w wysokości 9,5 mln dolarów. Dlaczego? Ponieważ pracodawcy unikali płacenia nie tylko podatków dochodowych potrącanych z pensji pracowników, ale także FICA (Social Security and Medicare) potrącanych z pensji pracowników i FUTA (federalne bezrobocie) płaconych przez pracodawcę.

Neumark podkreślił niektóre szacunki, aby podkreślić, dlaczego rząd idzie po podatki od zatrudnienia:

  • Podatki FICA szacowane na 14 miliardów dolarów są zaniżone.
  • Podatki od bezrobocia szacowane na 1 miliard dolarów są zaniżone.
  • Podatki od samozatrudnienia szacowane na 39 miliardów dolarów są zaniżone.
  • 5 miliardów dolarów jest niedopłaconych w powyższych trzech kategoriach.
  • Niewypełnione kwoty w powyższych trzech kategoriach są nieocenione.

Kiedy w 2009 roku IRS rozszerzył swój Krajowy Program Badawczy o kwestie związane z podatkami od zatrudnienia, rozpoczął sześćdziesiąt jeden audytów dotyczących błędnej klasyfikacji. Najlepsi i najbardziej doświadczeni audytorzy zostali zaproszeni i przeszli specjalne szkolenia, aby ustalić, czy te sześćdziesiąt jeden firm – non-profit, firm świadczących usługi profesjonalne, firm budowlanych i innych – przestrzega przepisów. Od 2010 do 2013 roku przeprowadzono ponad 6000 audytów z powodu wszystkich kwestii związanych z reklasyfikacją, które zostały ujawnione w 2009 roku, jak podaje Neumark.

Teraz, jeśli firma otrzyma pismo z audytu IRS, audyt nie będzie po prostu przeglądem formularzy 941 (informujących o potrącanych podatkach od dochodu i zatrudnienia) oraz formularzy 940 (podatki FUTA) za rok podatkowy, według Neumark. «Urząd Skarbowy zamierza ustalić wysokość wynagrodzenia, które zostało potrącone, a następnie przeprowadzić audyt różnych składników wynagrodzenia w celu poinformowania o przestrzeganiu przepisów» – powiedział Neumark. «Będą sprawdzać świadczenia dodatkowe, takie jak korzystanie z samolotów na własny użytek i plany bez kwalifikacji, aby sprawdzić, czy są one prawidłowo zgłaszane.»

I nie będą musieli prosić firmy o akta, kiedy zapukają do drzwi, ponieważ audytorzy będą już wcześniej ich sprawdzać. Ponadto IRS i Departament Pracy mają umowy z około trzydziestoma państwami, które pozwalają im dzielić się informacjami, a tym samym zbierać więcej pieniędzy. Czerwona flaga, która często rzuca się w oczy rządowi, jest wtedy, gdy tak zwany niezależny wykonawca składa wniosek o odszkodowanie dla pracownika lub o zasiłek dla bezrobotnych i nie ma zapisu, że osoba ta jest pracownikiem.

Skąd więc wiesz, kogo rząd uważa i kto jest jego pracownikiem, a kto niezależnym wykonawcą? Skup się na jednym słowie: Kontrola.

Przed 2007 r. IRS stosował dwudziestoczynnikowe badanie w celu określenia różnicy. Zgodnie z IRS, obecnie wykorzystuje ono trzy następujące czynniki:

  1. Kontrola zachowania: Fakty, które ilustrują, czy istnieje prawo do kierowania lub kontrolowania sposobu, w jaki pracownik wykonuje konkretne zadanie, do którego jest zaangażowany (np. instrukcje, szkolenia itp.).
  2. Kontrola finansowa: Fakty, które ilustrują, czy istnieje prawo do kierowania lub kontrolowania sposobu prowadzenia działalności gospodarczej przez pracownika (np. znaczące inwestycje, nierefundowane wydatki, sposób płatności, możliwość osiągnięcia zysku lub straty, itp.)
  3. Stosunki między stronami: Fakty, które ilustrują sposób, w jaki strony postrzegają swoje relacje (np. intencje stron/umowy pisemne, świadczenia pracownicze, zwolnienie/terminowość, regularna działalność gospodarcza, itp.)

Zapytaj siebie», czy ten facet jest pod zbyt dużą kontrolą? Jeśli tak, to prawdopodobnie jest pracownikiem», powiedział Neumark.

To, czy pracownicy są niezależnymi wykonawcami czy pracownikami, zależy w każdym przypadku od faktów, zgodnie z IRS.

«Ogólna zasada jest taka, że osoba fizyczna jest niezależnym wykonawcą, jeżeli płatnik ma prawo do kontrolowania lub kierowania tylko rezultatem pracy, a nie tym, co i jak zostanie wykonane», zgodnie ze stroną internetową IRS.Nie istnieje jednak żaden «magiczny» lub ustalony zestaw czynników, które «sprawiają, że» pracownik jest pracownikiem lub niezależnym wykonawcą i żaden czynnik nie jest w stanie samodzielnie dokonać tego ustalenia».

Co więc księgowi mogą zrobić, aby chronić siebie i swoich klientów?

1. Aktualizacja procesów i procedur w celu zapewnienia zgodności.

2. Weryfikacja podatności systemu płac i stawek podatkowych. Upewnij się, że istnieją odpowiednie dokumenty potwierdzające, że pracownicy są naprawdę niezależnymi wykonawcami.

3. Rozważyć dobrowolne ujawnienie informacji. The Voluntary Classification Settlement Program (VCSP) is an optional program that launched in 2012. Daje on podatnikom możliwość przeklasyfikowania swoich pracowników na pracowników za przyszłe okresy rozliczeniowe i wymaga od nich zapłacenia jedynie 10 procent podatku od zatrudnienia, który byłby należny za ostatni rok podatkowy. Aby zakwalifikować się do tego programu należy wziąć pod uwagę kilka czynników, a pracodawca musi wypełnić formularz 8952, Application for Voluntary Classification Settlement Program .

Tylko około 1000 firm skorzystało z tego programu, co do którego Neumark podejrzewa, że wynika z nieuzasadnionego stopnia zaufania firm, że nie dadzą się złapać lub obawiają się, że naraża je na inne kary.

4. Przegląd sekcji 530 ustawy o dochodach z 1978 r. Sekcja ta chroni firmy przed przeklasyfikowaniem ich pracowników przez MGBP i pobieraniem zaległych podatków i nadmiernych kar, jeżeli pracodawcy (1) mogą udowodnić, że mieli uzasadnione podstawy do sklasyfikowania pracowników jako niezależnych wykonawców; (2) byli wcześniej kontrolowani, gdy traktowali podobnych pracowników jako niezależnych wykonawców, a pracownicy nie byli przeklasyfikowani; (3) mogą udowodnić, że znaczący segment branży traktuje takich pracowników jako niezależnych wykonawców; lub (4) polegali na innych uzasadnionych podstawach, takich jak porady księgowego lub prawnika, aby sklasyfikować pracowników jako niezależnych wykonawców. Pracodawcy muszą również konsekwentnie traktować pracowników jako niezależnych wykonawców i wypełnić formularz 1099-MISC dla każdego takiego pracownika, który zarobił 600 dolarów lub więcej w ciągu danego roku.

Do pracowników podlegających ocenie należą między innymi pracownicy budowlani i dozorcy, pracownicy restauracji, pielęgniarki, instalatorzy telewizji kablowej, domowi telepracownicy, a nawet stażyści (jeśli wykonują pracę pracownika).

Artykuły pokrewne:

  • Utrzymanie zgodności wynagrodzeń i godzin pracy w 2013 r.
  • Jak pracodawcy mogą się upewnić, że formularze I-9 są poprawne
  • ?

O autorze:

Alexandra DeFelice jest starszym menedżerem ds. komunikacji i rozwoju programów w Moore Stephens North America oraz regionalnym członkiem Moore Stephens International Limited, sieci ponad 360 firm księgowych i doradczych z prawie 650 biurami w 100 krajach. Z Alexandrą można się skontaktować pod adresem [chronione wiadomości e-mail].