Zapisywanie arkuszy kalkulacyjnych programu Excel jako plików PDF przez lata stawało się coraz łatwiejsze, ale nadal może wymagać więcej wysiłku niż to konieczne. Podczas zapisywania dokumentu jako PDF, wielu użytkowników przechodzi przez kilka kliknięć myszką w menu Plik, zamiast wybierać PDF jako typ pliku w oknie dialogowym Zapisz jako plik w Excelu. Technikę tę można jednak jeszcze bardziej usprawnić za pomocą jednego kliknięcia myszką lub skrótu klawiaturowego. Wysyłanie arkusza kalkulacyjnego jako załącznika PDF może być uproszczone w ten sam sposób, jak to wyjaśnię w tym artykule.
Możliwość zapisywania arkuszy kalkulacyjnych programu Excel jako dokumentów PDF została wprowadzona w programie Excel 2007. Jeśli używasz programu Excel 2007 i nie masz możliwości zapisywania dokumentów w formacie PDF, zainstaluj dodatek Service Pack 3, aby dodać tę funkcję wraz z kumulatywnym rozwijaniem poprawek błędów. Użytkownicy programu Excel 2003 muszą zainstalować zewnętrzny generator plików PDF, taki jak darmowy PrimoPDF. Dokładne kroki w celu zapisania dokumentu w formacie PDF różnią się w zależności od wersji programu Excel:
Rysunek 1: Excel 2013: Kliknij przycisk Plik, Eksportuj, a następnie Utwórz PDF/XPS lub kliknij dwukrotnie polecenie Utwórz PDF/XPS Dokument.
Rysunek 2: Excel 2010: Kliknij przycisk Plik, Zapisz i Wyślij, Utwórz dokument PDF/XPS, a następnie Utwórz PDF. Pomiń krok, klikając dwukrotnie polecenie Utwórz dokument PDF/XPS.
Rysunek 3: Excel 2007: Kliknij przycisk Office, wybierz opcję Save As, a następnie PDF lub XPS.
Prostszym podejściem w programie Excel 2007 i później jest wybranie polecenia Zapisz jako z menu Plik, a następnie zmiana typu pliku na PDF. Aby to zrobić, należy kliknąć w pole File Type, a następnie wpisać literę P, jak pokazano na Rysunku 4.
Rysunek 4: W programie Excel 2007 i później można wybrać PDF z okna dialogowego Zapisz jako. Wciśnij P w polu Save As Type, aby szybko wybrać format PDF.
Oprócz zapisywania dokumentów w formacie PDF, można je również przesyłać pocztą elektroniczną jako załączniki z poziomu programu Excel:
Rysunek 5: Excel 2013: Kliknij przycisk Plik, Udostępnij, Email, a następnie Wyślij jako PDF.
Rysunek 6: Excel 2010: Kliknij Plik, Zapisz i Wyślij, a następnie Wyślij jako PDF.
Rysunek 7: Excel 2007: Kliknij przycisk Office, wybierz Wyślij, a następnie E-mail jako załącznik PDF.
Nawigacja po menu Plik szybko staje się uciążliwa, jeśli często zapisujesz lub wysyłasz e-maile z załącznikami PDF, więc ucieszy Cię wiadomość, że istnieje ukryta technika, dzięki której możesz stworzyć ikonę, która posiada również skrót klawiszowy. Możemy dodać tę ikonę do paska narzędzi szybkiego dostępu, ale dostanie się tam wymaga odrobiny niuansów.
Pasek narzędzi szybkiego dostępu pojawia się zazwyczaj w lewym górnym rogu programu Excel, chociaż można go zmienić tak, aby pojawiał się poniżej wstążki. W tym celu należy kliknąć prawym przyciskiem myszy na pasku narzędzi szybkiego dostępu, a następnie wybrać opcję Pokaż pasek narzędzi szybkiego dostępu poniżej wstążki. Oznacza to, że stracisz jeden wiersz w obszarze arkusza, więc zazwyczaj zostawiam go na górze ekranu.
Aby dodać więcej ikon do paska narzędzi szybkiego dostępu:
1. Jak pokazano na Rysunku 8, kliknij strzałkę na końcu menu, a następnie wybierz More Commands (Więcej poleceń). Możesz również kliknąć prawym przyciskiem myszy na menu i wybrać Customize Quick Access Toolbar. Każda z tych czynności spowoduje wyświetlenie paska narzędzi szybkiego dostępu w oknie dialogowym Excel’s Options.
2. Wybierz zakładkę Plik z listy Wybierz polecenia.
3. Przewiń w dół i kliknij dwukrotnie na Email as PDF Attachment, aby utworzyć skrót do wysyłania arkuszy kalkulacyjnych jako plików PDF. Dwukrotne kliknięcie na polecenie pozwala na pominięcie przycisku Dodaj.
4. Przewiń w dół i kliknij dwukrotnie na pierwsze polecenie Zapisz jako inny format. Pamiętaj, aby wybrać pierwsze polecenie Zapisz jako inny format, a nie drugie.
5. 5. Kliknąć OK, aby zamknąć okno dialogowe Opcje programu Excel.
Rysunek 8: Wykonaj poniższe kroki, aby dodać te dwa polecenia do paska narzędzi szybkiego dostępu.
:
6. 6. Kliknij strzałkę obok ikony Zapisz jako inny format, kliknij prawym przyciskiem myszy na PDF lub XPS, a następnie wybierz polecenie Dodaj do paska narzędzi szybkiego dostępu. Spowoduje to dodanie trzeciej nowej ikony do Paska Szybkiego Dostępu, jak pokazano na Rysunku 9.
7. Kliknij prawym przyciskiem myszy na Save as Other Format i wybierz Remove From Quick Access Toolbar.
W tym momencie masz dwie nowe ikony, które umożliwiają wysłanie wiadomości e-mail lub zapisanie arkusza kalkulacyjnego Excel jako pliku PDF za pomocą jednego kliknięcia myszką. Jako dodatkowy bonus, jeśli naciśniesz klawisz Alt, Excel ujawni numeryczne skróty klawiaturowe dla tych ikon. Jak pokazano na Rysunku 9, moim skrótem klawiaturowym do wysyłania wiadomości e-mail z pliku PDF jest Alt-4, podczas gdy zapisem jako plik PDF jest Alt-5. Numery są przydzielane w kolejności, w jakiej pojawiają się ikony na pasku narzędzi szybkiego dostępu, więc twoje numery skrótów mogą się różnić.
Rysunek 9: Masz teraz dwie oddzielne ikony, które pozwolą Ci wysłać lub zapisać arkusz kalkulacyjny jako plik PDF.
To niedopowiedzenie, że Excel jest pełen niuansów, a w tym przypadku należy pamiętać, że trzeba będzie nacisnąć 4 lub 5 klawiszy wzdłuż górnej części klawiatury. Jeśli użyjesz klawisza Alt i numeru na klawiaturze numerycznej, zamiast zamieniać arkusz kalkulacyjny na plik PDF, w aktywnej komórce w skoroszycie wstawisz symbol.
O autorze:
David H. Ringstrom, CPA, szef Accounting Advisors, Inc., firmy doradczej w zakresie oprogramowania i baz danych z siedzibą w Atlancie, świadczącej usługi szkoleniowe i doradcze w całym kraju. Skontaktuj się z Davidem pod adresem [chronione pocztą elektroniczną] lub śledź go na Twitter . David przemawia na konferencjach o programie Microsoft Excel, uczy webcastów dla i pisze niezależne artykuły w programie Excel dla AccountingWEB , i in.