Zapłać mi pieniądze: Poprawienie stawek poboru krok po kroku

przez Aleksandrę DeFelice

Zrzućcie winę na twardą gospodarkę. Twoi klienci sąn't zarabiają pieniądze, więc sąn't płacą ci.

Mimo to, you're still cranking out their tax returns and other work for them hopeing things will improve and that you'll eventually collect the hardd-earned money you deserve.

Może się to wydawać trudne, ale twoja firma jest't organizacją charytatywną. Ty również masz wydatki, które muszą być płacone co miesiąc, a im więcej klientów opóźnia swój "due by"dat, tym bardziej Twoja firma będzie cierpieć.

Więc jak możesz złagodzić ryzyko? Przede wszystkim zrozumienie wewnętrznych procesów firmy&apos związanych z należnościami (A/R), mówi Jim Kozelek, Partner, Commercial Litigations Group, w Weltman, Weinberg & Reis Co, LPA.

Co robisz w trzydziestym pierwszym dniu, a nawet tydzień wcześniej, aby zwiększyć prawdopodobieństwo, że zalegli klienci nie tylko zapłacą ci, ale też zapłacą ci wcześniej?

Kozelek zaproponował następujące kroki, które mogą i powinny być dostosowane w oparciu o istniejące polityki i filozofie firmy&apos. It's important to note that depending on the size of your firm, the person handling each step in the process may differ. Na przykład, jeśli mają Państwo duże inwestycje w konkretnego klienta i/lub jeśli Państwa firma jest niewielka, wstępna dyskusja może wymagać osobistego zaangażowania.

Krok 1: Połączenie telefoniczne

W tej erze komunikacji elektronicznej rozmowy telefoniczne mogą wydawać się nieco zastraszające i właśnie dlatego warto się nad tym zastanowić. Ponadto, jeśli ktoś z Twojego działu A/R lub nawet administrator biura zadzwoni, aby sprawdzić status płatności klienta's, duża czerwona flaga może być podniesiona, jeśli numer nie jest już w użyciu, co może oznaczać, że firma wycofała się z działalności. Może to również pomóc w sprawdzeniu, czy masz właściwą osobę kontraktową – czyli gardło do udławienia się.

Etap 2: List uzupełniający

Niezależnie od tego, czy dzwonisz do człowieka, wyślij list gończy około czterdziestego piątego dnia. Zapytaj o numer czeku i nazwę banku. Ten krok pomoże zbudować papierową ścieżkę dla Twojej firmy i pokaże Ci're eskalację problemu. Dodatkowo, służy on jako kolejny czek sprawdzający, czy adres jest prawidłowy i czy firma nie przeniosła się do innego miejsca zamieszkania lub nie została zamknięta.

Etap 3: Eskalacja emisji

To może oznaczać partnera, właściciela lub kogokolwiek innego, kogo uważasz za odpowiedniego – po prostu przesuń go w górę łańcucha, powiedział Kozelek. Czy osoba eskalująca powinna napisać list, zadzwonić, czy podjąć inne działania? To zależy, może to sprowadzać się do podjęcia decyzji w każdym przypadku indywidualnie – powiedział Kozelek. Ale&amp, cytat, w pewnym momencie wchodzi w grę decyzja biznesowa. Kiedy ten klient/klient nie jest już klientem? "

Wytrzymałość może być czynnikiem decydującym, zasugerował, ale wiadomość musi pochodzić z góry, że firma ma problem z A/R, i "We don't want to get deeper in the hole until we're owed", powiedział.

Ostatecznie może zaistnieć potrzeba przeniesienia sprawy na zewnątrz do agencji windykacyjnej lub firmy prawniczej. Ale pokazanie, że masz proces na miejscu będzie "skim off top." Kozelek wyjaśnił: "Essentially, każdy ma pewien próg strachu sąn't chcą przekroczyć, a za każdym razem, gdy eskalacja problemu może zwiększyć prawdopodobieństwo collection."

Jeśli weźmiesz sprawę do sądu, może to potrwać od 180 dni do 9 miesięcy, więc mają coś w liście zaręczynowym lub w innym miejscu wskazującym, że klient będzie odpowiedzialny za wszelkie opłaty windykacyjne – w tym honoraria prawników – które mogą stanowić około 25 procent kwoty pobrania. W końcu, dlaczego Twoja firma powinna stracić pieniądze, które zostały obiecane, ponieważ trzeba było poprosić zewnętrznego adwokata, aby je odebrać?

Inne porady, których Kozelek udzielił w celu ochrony firmy przed dodatkowymi obciążeniami kosztowymi, to m.in:

  • Zapytaj o 1,5-2 procent miesięcznych odsetek od każdego salda, które nie zostało wypłacone w ramach umowy. Użyj tego jako dźwigni podczas pierwszej rozmowy telefonicznej, aby powiedzieć, że jesteś skłonny zrzec się odsetek «tym razem».
  • Poproś o osobistego poręczyciela, który jest odpowiedzialny za wszelkie zaległe długi. Chroni to firmę w przypadku, gdy firma «wycofuje się z działalności», ale ponownie otwiera się z podobną nazwą i rodzajem usługi.

Nawet przy długoletnich klientach, nigdy nie zaszkodzi chronić siebie. «Umowy kredytowe dają ci więcej gryzienia», powiedział Kozelek.

Artykuły pokrewne:

  • Wskazówki dotyczące pobierania należności
  • Jak sprawić, aby kolekcje i przepływy pieniężne były bardziej punktualne

O autorze

Alexandra DeFelice jest starszym menedżerem ds. komunikacji i rozwoju programów w Moore Stephens North America, regionalnym członkiem Moore Stephens International, sieci ponad 360 firm księgowych i doradczych, posiadającej prawie 650 biur w prawie 100 krajach. Można się z nią skontaktować pod adresem [chronione pocztą elektroniczną].