Zarządzanie ryzykiem w wyborze systemu Enterprise

Streszczenie

Zarządzanie ryzykiem operacyjnym jest w dużej mierze pomijane w projektach dotyczących wyboru przedsiębiorstw, ale nadzór ten może mieć istotne konsekwencje dla kosztów i realizacji.

Zasady te mają zastosowanie niezależnie od wielkości firmy, oprogramowania, którego szukasz i tego, czy jest ono oparte na chmurze, czy na przesłance.

Problem

Pomyśl o wyborze oprogramowania przedsiębiorstwa jako o ćwiczeniu z zakresu zarządzania ryzykiem. Zmiana lub wprowadzenie rozwiązania w zakresie oprogramowania korporacyjnego spowoduje pojawienie się jednego lub kilku – zazwyczaj wszystkich – z tych pytań:

  • jak system, który wybierzemy, zmieni nasz biznes?
  • jak wdrożenie tego rozwiązania wpłynie na nasze procesy?
  • jak to wdrożenie wpłynie na ludzi, od których jesteśmy zależni w prowadzeniu systemu i procesów?

Każdy z nich ma zdolność do zwiększenia ryzyka operacyjnego i wykolejenia projektu, jeżeli ryzyko to nie jest odpowiednio zarządzane. Tak więc kwestia ryzyka i jego wpływu na Twoją działalność jest kluczowa dla Twojej decyzji o wyborze. Ignorowanie go powoduje, że podczas realizacji projektu są Państwo narażeni na nieoczekiwane i nieokreślone ilościowo koszty niższego szczebla.

Implikacje

Zbyt często ryzyko związane ze zmianą systemów, procesów i ludzi jest ignorowane w procesie selekcji i pozostawione do wdrożenia. W rzeczywistości ryzyko niesie ze sobą koszt, który musi zostać uznany i uwzględniony w biznesowym przypadku wyboru, ponieważ koszt ten stanowi część całkowitego kosztu posiadania. Nieuznanie tego kosztu skutkuje niedofinansowaniem projektu wdrożeniowego i obciąża ten projekt. Projekty selekcyjne są ze zrozumiałych względów zniechęcającą perspektywą, więc nie ma sensu zwiększać ryzyka wyboru niewłaściwego rozwiązania poprzez próby obejścia lub skrócenia tego procesu. Ignorujcie tę zasadę i czeka nas świat bólu. Decyzje o skrótach zawsze prowadzą w pewnym stopniu do :

  • słabe dopasowanie do wymagań
  • kosztowne wdrożenie z wieloma dostosowaniami lub obejściami
  • złożone liczby całkowite
  • niezadowolenie użytkownika
  • nieskuteczne decyzje biznesowe oparte na słabych, niedokładnych lub niespójnych danych

Wszystko to zwiększa ryzyko i skutkuje dodatkowymi kosztami i czasem realizacji. W skrajnych przypadkach może to prowadzić albo do ponownego wdrożenia rozwiązania, albo do całkowitego anulowania wdrożenia. Tak czy inaczej, brak zarządzania ryzykiem jest czynnikiem przyczyniającym się do niepowodzenia implementacji systemu. Źródłem tego niepowodzenia jest niezrozumienie i niezajęcie się ryzykiem operacyjnym w procesie selekcji.

Rozwiązanie

Przestrzeganie tych wytycznych pomoże utrzymać ryzyko w akceptowalnych granicach i poprawić oczekiwanie na pomyślne wdrożenie:

  • uwzględnić cały rynek systemu . «Wolne» narzędzia doboru reprezentują podzbiór rynku rozwiązań. Nie obejmują one wszystkich opcji rozwiązań ani nie rozkładają tych systemów na odpowiedni poziom uzasadniający umieszczenie ich na krótkiej liście bez znacznego dodatkowego wysiłku
  • .

  • unikać zaleceń ustnych . Każdy biznes jest inny – nawet w tej samej branży. Branża może być taka sama, ale sposób działania firm różni się w sposób subtelny, a nie tak subtelny. To, co działa w jednym biznesie, może nie działać w innym. Dlatego też przyjęcie słownej rekomendacji zwiększa ryzyko błędnej decyzji
  • .

  • przyjęcie całościowego podejścia biznesowego . Systemy nie działają w oderwaniu od siebie, dlatego ważne jest, aby określić, gdzie i w jaki sposób dane rozwiązanie wpłynie na inne części przedsiębiorstwa, na które pozornie nie ma ono wpływu. Bez tego poglądu nie jest możliwe określenie prawdziwego, kompleksowego procesu biznesowego
  • .

  • ująć koszt ryzyka w wyborze . Skonstruowanie matrycy ryzyka według systemu, procesu i ludzi pomoże Ci nie tylko określić, w jaki sposób ryzyko przenika przez Twoją firmę, pomagając Ci określić je w kategoriach finansowych, ale także zapewni przejrzystość dla Ciebie i Twojego Sprzedawcy w celu ograniczenia tego ryzyka w procesie wdrażania
  • .