ZenPayroll dodaje wykonawców do swojej usługi płacowej w chmurze (Cloud-Based Payroll)

przez Jasona Bramwella

Kiedy w grudniu 2012 roku firma ZenPayroll Inc. z siedzibą w San Francisco rozpoczęła działalność, jej misją było wprowadzenie nowoczesnego oprogramowania dla branży płacowej poprzez usługę opartą na chmurze obliczeniowej, która jest prosta, łatwa w użyciu, kompleksowa i dostępna 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, z dowolnego komputera lub urządzenia mobilnego.

“Tak wiele z branży płacowej jest dzisiaj nadal robione ręcznie. Dlatego niektóre małe firmy każdego roku są karane za zapomnienie o złożeniu Formularza 1099, zgłaszanie płac nieprawidłowo, lub popełnienie błędów z rządem”, Joshua Reeves, CEO i współzałożyciel ZenPayroll , powiedział AccountingWEB. “Poprzez gruntowne przemyślenie tego, jak działa lista płac z naciskiem na doświadczenie użytkownika, jesteśmy w stanie dostarczyć wspaniałą listę płac dzięki automatyzacji, która jest łatwa w użyciu, bezpieczna i oszczędza czas i pieniądze firmy”.

Po zebraniu 6,1 miliona dolarów i uzyskaniu poparcia dyrektorów generalnych od takich firm jak Yelp, Yammer i Dropbox, ZenPayroll początkowo skupił się na dostarczaniu firmom usług płacowych w chmurze, aby płacić pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze godzin. Jednak 12 czerwca firma uruchomiła wsparcie dla płatności kontrahentów.

Według Biura Odpowiedzialności Rządu Stanów Zjednoczonych prawie czterdzieści trzy miliony pracowników, czyli około jedna trzecia pracowników amerykańskich, to niezależni wykonawcy. Według Reevesa, zapewnienie wsparcia dla płatności kontrahentów było jedną z najbardziej pożądanych usług, jakie ZenPayroll otrzymał w ciągu ostatnich kilku miesięcy.

“Stwierdziliśmy, że wielu ludzi, w tym my sami z poprzednimi firmami, które prowadziliśmy, w końcu robiło czeki lub korzystało z PayPal lub innych różnych mechanizmów płatności, aby zapłacić kontrahentom. Śledzą oni zapłaconą kwotę, kiedy została wypłacona i komu została ona wypłacona w arkuszach kalkulacyjnych lub w innych rodzajach systemów”, powiedział Reeves. “Każdy właściciel firmy, który korzysta z ZenPayroll, może dodać kontrahentów do swojego istniejącego systemu i, podobnie jak w przypadku płacenia swoim pełnoetatowym pracownikom, płatność kontrahenta jest bezpośrednio wpłacana na konto [kontrahenta]. Zamiast płacić osobno pracownikom i kontrahentom, wszystko odbywa się za pośrednictwem jednego systemu. Wszystkie te dane są scentralizowane, a firmy mogą zobaczyć w jednym miejscu, ile i kiedy zapłaciły wykonawcom”.

Jak to działa

Zapisanie się do ZenPayroll trwa około dziesięciu do piętnastu minut, powiedział Reeves. Serwis płacowy prosi użytkownika o podanie konkretnych informacji i informacje te są wprowadzane tylko raz.

Firmy muszą dostarczyć ZenPayroll numer rachunku bankowego kontrahenta oraz numer trasy, aby płatność kontrahenta mogła zostać bezpośrednio zdeponowana. Kiedy zleceniobiorca ma otrzymać zapłatę, pracodawca klika na przycisk “pay contractor” na internetowej desce rozdzielczej serwisu. Pracodawca jest pytany, ile wykonawca powinien zapłacić, a po wprowadzeniu tej kwoty, wykonawca wkrótce otrzyma swoją wypłatę.

Po dodaniu kontrahenta do systemu, pracodawca może również rejestrować poprzednie płatności dokonane na rzecz kontrahenta przed skorzystaniem z usługi.

ZenPayroll utrzymuje bezpieczeństwo bankowe, powiedział Reeves. Dane są w pełni zaszyfrowane w stanie spoczynku i w tranzycie przy użyciu 256-bitowego szyfrowania SSL (secure sockets layer). Firma stosuje najnowocześniejsze technologie zapory sieciowej i kopii zapasowych, a dane znajdują się w bezpiecznych, kontrolowanych przez dostęp centrach danych.

“Spędziliśmy cały ubiegły rok na budowaniu platformy, aby upewnić się, że korzystamy z zabezpieczeń bankowych, ponieważ jest to takie krytyczne zadanie biznesowe. To zawsze musi działać prawidłowo”, powiedział. “Przez ten system przeszły dziesiątki milionów dolarów, a klienci to uwielbiają. Tweetują o tym i utwierdzają nas w przekonaniu, że lista płac może być zachwycająca.

“Jeśli się nad tym zastanowić, podstawowe budżety listy płac są dwoma z najbardziej niesamowitych budżety możliwych”, kontynuował Reeves. “Dwa najszczęśliwsze chwile w miesiącu dla pracowników lub wykonawców to ten, kiedy dostają wynagrodzenie – dla wykonawców, mogą nawet otrzymać wynagrodzenie więcej niż dwa razy w miesiącu. Dla pracodawcy, to jest jak nagradzać swoich pracowników lub wykonawców za całą pracę, którą wykonali.”

Kolejną cechą usługi jest automatyczne tworzenie przez wykonawcę formularza 1099 dla celów raportowania podatku dochodowego. Przedsiębiorcy mają obowiązek złożyć Formularz 1099 w IRS na koniec roku dla każdego kontrahenta, który otrzymał od pracodawcy więcej niż 600$ wynagrodzenia.

“Ponieważ wszystkie te dane są już zapisane w systemie, 1099 zostanie wydrukowany automatycznie. Wysyłamy je do urzędu skarbowego IRS, który zajmuje się wszystkimi zgłoszeniami podatkowymi, poprzez eFax lub e-file. Następnie wysyłamy kopię do wykonawcy”, powiedział Reeves.

Pracownicy i kontrahenci otrzymują również dożywotnie konto w ZenPayroll, w którym mogą zalogować się na stronie i przeglądać swoje konto.

“Mogą zmienić wpłatę bezpośrednią, mogą przejrzeć swoją historię płatności, mogą przejrzeć 1099, które dla nich stworzyliśmy i skąd pochodzą te dane”, powiedział.

Cena za usługę jest taka sama zarówno dla pracowników, jak i wykonawców. Firma płaci 25 dolarów miesięcznie i 4 dolary miesięcznie za każdego pełnoetatowego pracownika i wykonawcę. Kiedy firma rozwija się po dziesięciu pracowników i wykonawców, stawka spada do 2 dolarów za każdą dodatkową osobę.

“Firma dostaje nieograniczony dostęp, więc jeśli chce płacić kontrahentowi sześć razy w miesiącu, to zależy nam tylko na tym, ile osób ma w systemie”, powiedział. “Nie ma żadnych dodatkowych opłat ani dopłat, nic na koniec roku, a co kwartał nic”. To tylko ta prosta miesięczna cena.”

ZenPayroll dla księgowych

Inna usługa ZenPayroll, ZenPayroll dla księgowych, została uruchomiona w kwietniu i umożliwia niezależnym księgowym, niezależnym księgowym i innym dostawcom usług zaplecza zarządzanie potrzebami płacowymi wielu firm z poziomu panelu online.

“Jesteśmy naprawdę podekscytowani, że będziemy mogli wzmocnić pozycję tych osób dzięki nowoczesnemu oprogramowaniu i pomóc im w budowaniu ich firm usługowych z większym powodzeniem”, powiedział Reeves. “Wprowadzając płatności dla kontrahentów, umożliwiamy tym niezależnym księgowym i księgowym pomagać swoim klientom w zarządzaniu kontrahentami”.

Anelya Grant, założyciel i starszy księgowy AgAccounting , która świadczy usługi księgowe, księgowe, korporacyjne i podatkowe dla małych i średnich przedsiębiorstw, powiedziała AccountingWEB, że jej firma używa ZenPayroll od października 2012 roku.

“To najlepsze oprogramowanie płacowe na rynku w tej chwili”, powiedziała. “Sprawia, że robienie listy płac jest o wiele łatwiejsze. Po pierwsze, zajmują się one wypełnianiem wszystkich stanowych i federalnych dokumentów podatkowych dotyczących płac. Po drugie, można dodać ludzi do listy płac i po prostu o tym zapomnieć. Mają opcję automatycznej listy płac, która automatycznie dokonuje bezpośrednich wpłat. Wystarczy założyć listę płac i wszystko jest bardzo proste.”

Usługa płac w chmurze ZenPayroll jest obecnie dostępna tylko w Kalifornii, ale ogólnokrajowa ekspansja jest dla firmy najwyższym priorytetem, powiedział Reeves.

“W przyszłym miesiącu dodamy wsparcie dla Florydy, Nowego Jorku i Teksasu, a do końca roku będziemy w całym kraju. W przyszłym roku będziemy rozszerzać się na Kanadę”, podsumował. “Jednak wykonawcy mogą być zlokalizowani w całym kraju. Na przykład, firma w Kalifornii może płacić swoim kontrahentom, którzy mieszkają gdziekolwiek w Stanach Zjednoczonych.”

Powiązany artykuł:

  • Xero i ZenPayroll ogłaszają partnerstwo w celu rozszerzenia możliwości chmury