Jako księgowi i księgowi posiadamy dogłębną wiedzę na temat wyzwań, przed którymi stoją nasi klienci w zakresie przepływów pieniężnych.
Dla podkreślenia tej kwestii, badanie przeprowadzone przez Bank USA wykazało, że 82% firm upada z powodu złego zarządzania przepływami pieniężnymi. Większość naszych klientów zdaje sobie sprawę, że potrzebuje pomocy w zakresie zarządzania gotówką.
Wielu z nich szczególnie prosi o tę usługę, gdy rozpoczynają z nami współpracę. Podobnie jak w przypadku wielu naszych prób doradczych, często jednak wydaje się, że w przypadku praktycznej realizacji planu zarządzania gotówką dochodzi do załamania komunikacji.
Szanse, że to ci się przydarzyło: Spędziłeś godziny pracując nad projekcją przepływu gotówki dla swojego klienta. Spotkanie w celu omówienia projekcji poszło naprawdę dobrze. Twój klient był podekscytowany tym, że w końcu nie musiał się martwić o swoją pozycję gotówkową i oboje wyszliście ze spotkania z pozytywnym nastawieniem do zmian, jakie miał zamiar wprowadzić Twój klient.
Następnie, trzy miesiące później, kiedy przejrzałeś ich książki na swoje kwartalne spotkanie, odkryłeś, że w ogóle nie zastosowali się do planu, który nakreśliłeś. Co poszło nie tak? W jaki sposób pański klient przestał być podekscytowany pozytywnym wpływem, jaki plan miał wywrzeć na jego działalność, aby w ogóle nie robić nic w celu jego realizacji?
Plany zarządzania gotówką muszą być intuicyjne
Aby nasi klienci mogli zrozumieć i zrealizować plan zarządzania gotówką, musi on być intuicyjny. Choć prognozy i arkusze kalkulacyjne wydają nam się intuicyjne, większość właścicieli małych firm nie poświęca czasu na zapoznanie się z tymi raportami przed podjęciem decyzji o wydatkach.
Jak zatem stworzyć intuicyjny plan zarządzania gotówką, z którego będą faktycznie korzystać nasi klienci?
Skuteczne zarządzanie środkami pieniężnymi w dużej mierze opiera się na nawyku. Nawykiem wielu właścicieli małych firm jest codzienne sprawdzanie stanu ich kont bankowych. Prawdopodobnie ty też to robisz.
Mimo że większość księgowych i księgowych codziennie sprawdza tylko salda swoich kont bankowych, aby upewnić się, że nie wystąpiły żadne niepożądane działania, wielu właścicieli małych firm sprawdza je jako prekursorów do podejmowania decyzji o wydatkach. Zwyczaj ten sprawia, że łatwo jest im zapomnieć o innych zbliżających się zobowiązaniach finansowych, takich jak lista płac lub szacunkowa płatność podatku, który staje się wymagalny.
Możemy jednak pomóc naszym klientom wykorzystać ten nawyk codziennego sprawdzania stanu konta bankowego i przekształcić go w plan zarządzania gotówką. Ponieważ pracujemy z nawykiem, który nasi klienci już mają, jest on intuicyjny i łatwy do ogarnięcia, co oznacza, że są bardziej skłonni się z nim trzymać.
Wielokrotne rachunki bankowe dla uproszczenia przepływu środków pieniężnych
Kiedy klient przechowuje całą swoją firmę na jednym koncie bankowym, niezwykle trudno jest mu wyobrazić sobie, jak te pieniądze odnoszą się do jego budżetu i zbliżających się zobowiązań. Najlepiej byłoby skonsultować prognozę przepływów pieniężnych i zaktualizować ją przed podjęciem decyzji o wydatkach, ale większość właścicieli małych firm nie zrobi tego.
Jeśli jednak założymy oddzielne konta bankowe do różnych celów na podstawie prognozy przepływów pieniężnych klienta, obraz staje się dla niego znacznie bardziej przejrzysty. Jest to bardzo podobne do systemu kopertowego budżetowania stosowanego przez naszych dziadków i ostatnio ponownie spopularyzowanego w celu likwidacji zadłużenia. Po prostu wymieniamy koperty na konta bankowe.
Podobnie jak w przypadku korzystania z kopert do zarządzania gotówką w gospodarstwie domowym, rozdzielenie funduszy biznesowych na osobne rachunki pomaga zapobiegać nadmiernym wydatkom i utrzymuje naszych klientów na właściwym poziomie z ich planem zarządzania gotówką i celami budżetowymi. Mogą oni ocenić swoją pozycję gotówkową na pierwszy rzut oka, logując się do swojej bankowości internetowej.
Posiadanie więcej niż jednego lub dwóch rachunków bankowych może wydawać się koszmarem rachunkowym, ale przy prawidłowej strukturze większość transakcji przedsiębiorstwa nadal odbywa się tylko na jednym lub dwóch rachunkach bankowych. Pozostałe rachunki stają się rachunkami «trzymającymi» w celu wycofania gotówki z zapłaty do czasu, gdy nadejdzie czas, aby wykorzystać ją zgodnie z jej przeznaczeniem. Oznacza to, że wszelka dodatkowa praca księgowa lub rachunkowa wymagana do utrzymania systemu jest minimalna.
Jako księgowi, prowadzenie działalności w oparciu o salda rachunków bankowych wydaje się w najlepszym razie nieodpowiedzialne. Jednak metoda zarządzania środkami pieniężnymi w formie kopertowej sprawdza się bardzo dobrze w przypadku właścicieli małych firm, ponieważ rozumieją ją intuicyjnie. Mogą szybko i łatwo dostrzec pozytywne rezultaty, a to jest dla nich ekscytujące.
Dlaczego to działa lepiej niż arkusze kalkulacyjne?
Pamiętanie o codziennym przeglądzie budżetu jest nawykiem, który musi nabyć właściciel małej firmy, ale kopertowy system zarządzania środkami pieniężnymi wykorzystuje nawyk, który mają już Twoi klienci. Pieniądze są alokowane na różne konta na konkretne cele i nie są wymagane żadne obliczenia ze strony Twoich klientów, aby określić, ile pieniędzy naprawdę mają do dyspozycji.
Częstym zarzutem księgowych wobec takiego systemu jest: «Czy nie byłoby lepiej nauczyć moich klientów, jak czytać i rozumieć ich sprawozdania finansowe i prognozy przepływów pieniężnych?».
Prosta odpowiedź brzmi, tak, byłoby lepiej. Stwierdziłem jednak, że większość właścicieli małych firm po prostu nie ma czasu na regularne analizowanie tych sprawozdań.
Jeśli przeanalizują i zrozumieją te raporty, nie zinternalizują one informacji do tego stopnia, że wykorzystają je przed podjęciem decyzji biznesowych. Nawet większe firmy, z którymi pracowałem, mówiły, że posiadanie pieniędzy ukrytych na osobnych kontach pomaga im dwa razy zastanowić się nad wydatkami, które kiedyś zatwierdziliby w kaprysie.
Jak możesz używać tego systemu z Twoimi klientami
System zarządzania gotówką w formie koperty jest łatwy do wdrożenia. Szanse są takie, że częściowo już go wdrożyliście, nie zdając sobie z tego sprawy. Jeśli zachęcasz swoich klientów do przelewania pewnej części swoich dochodów na konto oszczędnościowe, aby zapewnić im możliwość płacenia podatków, to już w pewnym stopniu korzystasz z tego systemu.
Wniosek
Prawidłowe zarządzanie gotówką ma kluczowe znaczenie dla sukcesu Twoich klientów. O ile tradycyjne metody zarządzania gotówką mogą wydawać się nam intuicyjne, o tyle dla wielu właścicieli małych firm mogą one być przytłaczające. Wdróż intuicyjny plan zarządzania gotówką i pomóż swoim klientom go przestrzegać. Gdy Twoi klienci dostrzegą korzyści, przy minimalnym wysiłku z ich strony, będziesz o krok bliżej do zostania ich ulubionym zaufanym doradcą.
