Jako księgowy, jesteś na pierwszej linii frontu, aby doradzać swoim klientom, jak odzyskać kontrolę nad ich finansami. Przyjęcie najlepszych praktyk i odpowiednich narzędzi do wystawiania faktur i oszczędnego zarządzania to dwa pierwsze kroki do cieszenia się zdrowym przepływem gotówki.
Jak powiedział sir Richard Branson z Virgin’s: «Nigdy nie spuszczaj wzroku z przepływu gotówki, bo to życiowa krew biznesu». Kiepskie zarządzanie przepływami pieniężnymi powoduje obecnie 82 procent bankructw w biznesie amerykańskim, według ostatnich badań amerykańskich banków. Ta ogólnospołeczna walka dotyczy głównie małych i średnich przedsiębiorstw (SMB).
Oto cztery sposoby, na które możesz doradzić swoim klientom biznesowym, aby utrzymywali się na szczycie swoich przepływów pieniężnych:
1. Usprawnienie procesu fakturowania
Sposób, w jaki firma radzi sobie z procesem fakturowania, często ujawnia swój profil przepływu środków pieniężnych. Każdy drobny szczegół ma ogromny wpływ na jego bilans pieniężny. Oni muszą wiedzieć:
- Kiedy wysyłane są faktury?
- Czy są one wysyłane pocztą ślimakową czy elektroniczną?
- Jaki jest współczynnik przeróbek?
- Czy punkt kontaktowy klienta jest optymalny?
Sposób obsługi procesu fakturowania ma takie samo znaczenie jak narzędzia używane przez klienta. Innymi słowy, nigdy nie można pójść źle, kiedy doradzasz klientom, aby przeszli na e-fakturowanie i zaczęli konfigurować najlepsze praktyki fakturowania.
Oto kilka kluczowych korzyści: W 2019 r. zarówno klienci B2B, jak i B2C są przyzwyczajeni do otrzymywania krytycznych danych drogą elektroniczną. Biorąc pod uwagę, że procesy ręczne i papierowe są z natury nieefektywne, obarczone błędami i czasochłonne, dlaczego wysyłać faktury papierowe? Handlowcy muszą je drukować i wysyłać. Następnie klienci muszą przetwarzać swoją własną pocztę.
W przeciwieństwie do tego, e-faktury natychmiast docierają do odpowiedniego odbiorcy i oferują kluczowe korzyści, takie jak dotarcie do wielu punktów kontaktowych i śledzenie, czy faktury zostały dostarczone i otwarte. Przejście na e-faktury nie tylko skraca czas przetwarzania o 70 procent i obniża koszty o 82 procent (według badania Arden Partners 2018), ale także znacznie poprawia Days Sales Outstanding (DSO).
Kolejnym poważnym winowajcą wadliwego zarządzania gotówką jest brak najlepszych praktyk w zakresie fakturowania. Co spektakularne, 31 procent faktur zamówień (PO) zawiera niedokładne informacje i wymaga ręcznej interwencji! Wpływ na przepływy pieniężne jest ogromny, ponieważ 32 procent opóźnień w płatnościach jest spowodowanych błędami w fakturowaniu (według Tungsten Network). Rozbieżności cenowe lub ilościowe lub brak ważnego numeru zamówienia stanowią większość błędów w fakturowaniu. Zdyscyplinowany proces może to naprawić!
Ogólnie rzecz biorąc, wybór odpowiedniego rozwiązania w zakresie e-fakturowania w połączeniu z przyjęciem najlepszych praktyk w zakresie fakturowania ograniczy ryzyko błędów i zoptymalizuje czas. A jakość integracji w ramach obecnego środowiska oprogramowania ERP (w tym CRM, księgowość, zarządzanie przepływem pracy) jest kluczowa dla egzekwowania najlepszych praktyk.
2. Bycie reaktywnym przy śledzeniu zaliczek i rozwiązywaniu sporów
Niektórzy klienci są po prostu spóźnionymi płatnikami i muszą być nadziani. Ale sposób, w jaki postępuje się z oszołomieniami, ma ogromny wpływ na wynik windykacji.
Czas i jakość treści wiadomości są dwoma głównymi czynnikami decydującymi o sukcesie. Automatyzacja przypomnień dla klientów pozwala na idealne wyczucie czasu. Automatyczne przypomnienia wymagają jednak dostosowanej treści, z odpowiednimi informacjami o klientach i fakturach. Tak więc, integracja z dokładnymi danymi w czasie rzeczywistym (profil klienta, zaległe faktury, płatności i potencjalne spory) jest wymagana, aby dostarczyć przypomnienia klientom odpowiednią treść.
Zasady dotyczące sposobu i czasu wysyłania wiadomości muszą być dostosowane do potrzeb klienta, ponieważ zależą one od rodzaju klienta i charakteru relacji klient-dostawca. Wyjątki mogą być dodane. Jeśli Twój główny klient reprezentuje 30 procent całkowitej sprzedaży i otrzymuje 200 faktur miesięcznie od Twojej firmy, być może będziesz chciał ustawić różne reguły dla jednego klienta jednorazowego.
Zarządzanie sporami to kolejna ważna kwestia związana z przepływami pieniężnymi. Teoretycznie większość sporów można by rozwiązać szybko, ponieważ większość z nich wynika z błędów merytorycznych (rozbieżności cenowe lub ilościowe, brak ważnego numeru zamówienia).
W rzeczywistości jednak w znacznym stopniu zagrażają one DSO przedsiębiorstw. Jednym z powodów jest fakt, że w większości przypadków narzędzia dedykowane do procesu rozwiązywania sporów (np. funkcja powiadamiania) nie są udostępniane klientom. W rezultacie 36 proc. rozmów telefonicznych dostawców dotyczy błędów w fakturach. Zautomatyzowane, zintegrowane rozwiązanie może być motorem sukcesu w efektywnym zarządzaniu i rozwiązywaniu sporów.
3. Zapewnienie bardziej efektywnych metod płatności
Przeciętny okres ściągania należności, opłaty transakcyjne, ryzyko oszustwa i współczynnik odbicia są najważniejszymi kryteriami przy wyborze opcji płatności. Sposób, w jaki Twoi klienci biznesowi otrzymują wynagrodzenie, wpływa nie tylko na ich rentowność, ale także na cykl przepływów pieniężnych.
Opcje płatności zależą od praktyki branżowej i charakteru relacji z klientem. W Stanach Zjednoczonych i Kanadzie, czeki papierowe są nadal standardową metodą płatności w wielu transakcjach handlowych, w tym B2B i transakcjach dotyczących nieruchomości. W 2017 roku zarówno duże kanadyjskie korporacje, jak i małe i średnie przedsiębiorstwa zgłosiły czeki papierowe jako najczęściej stosowaną metodę płatności (odpowiednio 57 procent i 70 procent), zgodnie z Kanadyjskimi Metodami Płatności i Trendami w 2018 roku. Jednak czeki papierowe są powolne, bardzo podatne na oszustwa i niosą ze sobą «ukryte koszty», takie jak dodatkowa praca i obsługa zaplecza. Są one również absolutnie niewystarczające dla powtarzających się faktur.
Ale dostawcy mają pole do poprawy. Mogą zwrócić się do swoich klientów z prośbą o przejście na elektroniczny przekaz pieniężny (EFT lub ACH), poprzez zachęty, zwłaszcza w przypadku powtarzających się płatności.
Daj swoim klientom kilka wskazówek, jak mogą oferować szybsze, bezpieczniejsze, pewniejsze i tańsze płatności.
Oto analiza porównawcza metod płatności, które mogą zaoferować swoim klientom, w zależności od ich sytuacji:
4. Zachęcanie klientów do wczesnej zapłaty
Handlowcy mogą przyjmować strategie motywacyjne, aby szybciej otrzymywać wynagrodzenie. Bodźce, które będą oferować swoim klientom, zależą od sektora i modelu biznesowego. Jeśli firma korzysta z 10-procentowej marży brutto, 2-procentowy rabat w zamian za wcześniejsze płatności nie będzie odpowiedni. Zamiast tego można rozważyć rezygnację z drobnych usług dodatkowych.
Przykłady zachęt dla klientów obejmują:
- Małe usługi dodatkowe
- Dyskonto z tytułu wcześniejszych płatności (saldo zapłacone przed określoną datą lub roczna faktura w stosunku do miesięcznej)
- Większa elastyczność (na przykład: zaliczka wymagana w celu zarezerwowania terminu dostawy)
Wniosek
Wszystkie firmy mogą naprawić swoje zarządzanie przepływami pieniężnymi. Aby tak się stało, muszą one przyjąć najlepsze praktyki w zakresie sposobu wystawiania faktur, prowadzenia działań następczych z klientami i oferowania odpowiednich zachęt. Ponadto, odpowiednie zintegrowane i zautomatyzowane rozwiązanie pomoże im w efektywnym zarządzaniu pełnym cyklem fakturowania i rozliczania gotówki. Z Państwa pomocą można to osiągnąć!
Powiązane artykuły
Zrozumienie potrzeb w zakresie przepływów pieniężnych według sektorów działalności
Zarządzanie przepływami pieniężnymi Klienta